Un patient qui interrompt sa prise en charge sans clôture n'est pas forcément guéri : il a souvent oublié, remis à plus tard ou changé de praticien faute de suivi. Cet estimateur part de votre patientèle de l'année, de la part de dossiers restés sans nouvelle et d'une hypothèse de retour après un rappel de bilan. Il affiche les séances et le chiffre d'affaires que cela représente, puis le nombre de patients revenus et le taux de retour à partir desquels un outil de rappel couvre son coût.
L'estimateur part du nombre de patients différents que vous avez reçus dans l'année et applique la part de dossiers restés sans nouvelle sans que la prise en charge ait été close. Ce sont les patients perdus de vue : ni guéris de façon confirmée, ni orientés vers un confrère, ni revus. Une hypothèse de retour, que vous fixez vous-même, estime combien reprendraient rendez-vous après un rappel de bilan. Chaque patient revenu est multiplié par un nombre moyen de séances et par votre tarif pour obtenir le chiffre d'affaires récupérable sur un an. En face, le coût annuel de l'outil de suivi permet de calculer deux seuils : le nombre de patients qu'il suffit de faire revenir pour couvrir l'abonnement, et le taux de retour minimal correspondant sur l'ensemble des perdus de vue.
L'outil ne dit pas qu'un rappel fera revenir un patient : il calcule ce qui se passerait si votre hypothèse se vérifiait, et le seuil en dessous duquel elle n'a pas besoin de se vérifier beaucoup. Un rappel de bilan n'est pertinent que lorsque la prise en charge le justifie : une lombalgie récurrente, un suivi après une opération, une reprise sportive. Il ne s'agit pas de solliciter des patients guéris, ce qui nuirait à la relation de confiance et à votre image. L'estimation ignore aussi le temps que vous passez à contacter les patients, la saisonnalité de votre activité et le fait qu'un patient revenu peut simplement avancer un rendez-vous qu'il aurait pris de toute façon. Commencez avec une hypothèse de retour prudente et ajustez-la avec vos premiers chiffres observés.
Le bon rappel est celui que le patient perçoit comme une attention à sa santé : un point après une prise en charge restée ouverte, pas une invitation à consommer des séances.
OstheoDossier signale les patients sans note depuis plusieurs semaines pour proposer un bilan ou clôturer la prise en charge.
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