Comment passer du classeur papier au dossier patient numérique sans perdre l'historique de ses suivis ?

Beaucoup de cabinets fonctionnent encore au classeur, et cela ne tient pas au hasard: le papier ne tombe jamais en panne, ne demande aucun apprentissage et se remplit en même temps que la conversation. Le problème apparaît plus tard, quand il faut retrouver une fiche vieille de deux ans, déchiffrer une note écrite à la volée ou emporter un dossier en visite. Le passage au numérique fait alors peur pour une seule raison: on redoute de perdre en route l'historique accumulé. Cette crainte est légitime, mais elle se règle par une méthode progressive, sans journée blanche ni saisie massive.

Ne pas tout reprendre d'un coup

L'erreur la plus fréquente consiste à vouloir ressaisir dix ans de fiches avant de commencer. Le chantier paraît insurmontable et le projet s'arrête au bout de deux soirées. La méthode qui tient dans la durée est exactement inverse: vous basculez au numérique pour toutes les nouvelles séances, dès demain, et vous ne reprenez un ancien dossier que le jour où le patient revient. En quelques mois, votre patientèle active se retrouve saisie naturellement, patient par patient, sans effort concentré. Les dossiers qui ne reviennent jamais restent dans le classeur, à leur place, jusqu'au terme de leur conservation.

• basculez toutes les nouvelles séances sur l'outil dès le premier jour ;
• reprenez un ancien dossier uniquement quand le patient reprend rendez-vous ;
• saisissez d'abord l'essentiel: antécédents, contre-indications et motifs suivis ;
• conservez le classeur papier tant que la durée d'archivage le demande.

Ce qu'il faut vraiment recopier

Reprendre une ancienne fiche ne veut pas dire la transcrire mot pour mot. Ce qui compte pour la suite de la prise en charge tient en quelques lignes: les antécédents et les contre-indications, les motifs déjà traités, ce qui avait bien fonctionné et la date de la dernière séance. Le détail des tests réalisés il y a quatre ans n'apportera presque rien à la consultation du jour. Cette sélection demande deux minutes par patient au lieu d'un quart d'heure, et elle donne un dossier réellement utilisable plutôt qu'une archive illisible que personne ne rouvrira.

Mesurer ce que le changement vous rend

Un dossier numérique se juge à des critères très concrets: le temps pour ouvrir une fiche avant l'arrivée du patient, la lisibilité des notes plusieurs mois plus tard et la protection des informations conservées. Avant de vous lancer, notre calculateur du temps passé sur les dossiers donne un ordre de grandeur de ce que la recherche et le classement vous prennent chaque année. Pour la suite, notre article sur la durée de conservation des dossiers précise ce qu'il advient du papier, et notre guide sur les informations à noter à chaque séance donne la trame à reproduire dans le nouvel outil.